Design er ikke hyllevare. Den gode løsningen oppstår gjennom innsikt, dialog og samarbeid mellom oppdragsgiver og designpartner. Derfor bør en konkurranse først og fremst brukes til å finne hvem som er best egnet til å løse oppgaven – ikke til å få flere leverandører til å løse oppgaven gratis før kontrakten er tildelt.

1. Beskriv behovet – ikke løsningen

En god utlysning beskriver utfordringen, behovene, målene og rammene for oppdraget.

Unngå å definere løsningen på forhånd. En viktig del av designkompetansen ligger nettopp i å undersøke problemstillingen, utfordre etablerte antakelser og identifisere hvilke løsninger som best kan møte behovet.

Der det er mulig, anbefaler Norsk.Design å involvere designfaglig kompetanse når konkurransegrunnlaget utarbeides.

2. Gjør prosessen tydelig og forholdsmessig

Omfanget av konkurransen må stå i et rimelig forhold til størrelsen og verdien på oppdraget.

Oppdragsgiver bør fra start være tydelig på:

• hva oppdraget omfatter

• forventet størrelse og varighet på avtalen

• budsjett eller økonomiske rammer

• hvordan konkurransen skal gjennomføres

• hvor mange leverandører som går videre til de ulike fasene

• tidsplan og forventet oppstart

• vurderingskriterier og vekting

• hva leverandørene forventes å levere i hver fase

En konkurranse bør ikke kreve mer arbeid fra leverandørene enn det som er nødvendig for å velge riktig samarbeidspartner.

3. Bruk prekvalifisering

Ved større konkurranser anbefaler Norsk.Design en prosess i to trinn.

I første fase bør leverandørene vurderes på grunnlag av blant annet:

• relevant kompetanse og erfaring

• tidligere arbeider og referanseprosjekter

• forståelse av problemstillingen

• foreslått team og nøkkelpersoner

• kapasitet

• arbeidsmetodikk

Tidligere arbeider gir normalt et godt grunnlag for å vurdere den faglige kvaliteten på et designmiljø.

Etter prekvalifiseringen bør et begrenset antall leverandører – normalt tre til fem – inviteres videre.

4. Ikke be om gratis designarbeid

Norsk.Design anbefaler at anbudskonkurranser ikke inneholder krav om ubetalt kreativt arbeid.

Det innebærer blant annet at leverandører normalt ikke bør bli bedt om å utvikle:

• designkonsepter

• visuelle identiteter

• designskisser

• konkrete produkt- eller tjenesteløsninger

• kampanjeidéer eller uttak

• omfattende strategiske konsepter

• andre leveranser som normalt ville vært en del av det betalte oppdraget

Selv en tilsynelatende enkel skisse eller caseoppgave kan kreve betydelig research, innsikt, strategisk arbeid og kreativ utvikling for å kunne løses på en faglig forsvarlig måte.

Konkurransen skal brukes til å velge designpartneren, ikke til å få ferdige løsninger før oppdraget har startet.

5. Skal det utvikles løsninger, skal arbeidet honoreres

I enkelte konkurranser kan oppdragsgiver ha et reelt behov for å gjennomføre et begrenset arbeidsmøte, forprosjekt eller annen konkret oppgave med finalistene.

Da bør:

• oppgaven være tydelig avgrenset

• antall deltakere være begrenset

• forventet tidsbruk være tydelig

• leverandørene honoreres på et nivå som står i forhold til arbeidet som kreves

• alle deltakende leverandører behandles likt

Et betalt miniprosjekt kan i noen tilfeller være en bedre måte å teste et samarbeid på enn en tradisjonell pitch.

6. Bruk dialog til å finne riktig samarbeidspartner

Designprosjekter utvikles gjennom samarbeid. Derfor bør dialog være en viktig del av utvelgelsen.

Finalistene kan for eksempel inviteres til et møte der de presenterer:

• hvordan de forstår problemstillingen

• hvordan de vil organisere arbeidet

• hvilken metodikk de vil benytte

• hvordan teamet vil samarbeide med oppdragsgiver

• relevante erfaringer fra tidligere prosjekter

• mulige strategiske veivalg, uten å utvikle den ferdige løsningen

Dette gir oppdragsgiver et bedre grunnlag for å vurdere både kompetanse, metodikk og hvordan et fremtidig samarbeid kan fungere.

7. Vurder kompetanse – ikke bare bransjeerfaring

Relevant erfaring er viktig, men kravene bør ikke bli så snevre at gode fagmiljøer stenges ute.

Designkompetanse er i stor grad overførbar mellom bransjer. Erfaring fra andre sektorer kan tilføre nye perspektiver og bidra til bedre løsninger.

Leverandøren bør derfor få mulighet til å vise relevansen i sin erfaring, fremfor at oppdragsgiver automatisk krever tidligere arbeid fra akkurat samme bransje eller type virksomhet.

8. Ha designkompetanse med i vurderingen

Når faglig kvalitet er et viktig kriterium, bør oppdragsgiver sørge for at vurderingsgruppen har nødvendig designfaglig kompetanse.

Dette gir bedre grunnlag for å vurdere tidligere arbeider, metodikk og faglig kvalitet – og reduserer behovet for å be leverandørene utvikle nye løsninger bare for å dokumentere hva de kan.

9. Respekter opphavsrett og kreative rettigheter

Leverandørene beholder rettighetene til arbeid og ideer de utvikler i konkurransen, med mindre annet er særskilt avtalt.

Arbeid fra leverandører som ikke får oppdraget skal ikke brukes videre av oppdragsgiver eller av valgt leverandør.

Når et designoppdrag gjennomføres, bør avtalen regulere hvilke bruksrettigheter oppdragsgiver faktisk trenger, fremfor å kreve en generell overdragelse av alle rettigheter.

10. Gi alle deltakerne en ordentlig tilbakemelding

Leverandører investerer tid og kompetanse i en konkurranse.

Alle som deltar i den avsluttende fasen bør derfor få en konkret tilbakemelding på vurderingen og hvorfor oppdraget gikk til valgt leverandør.

Det bidrar til åpenhet, læring og tillit mellom oppdragsgivere og designbransjen.

For offentlige anskaffelser

Ved offentlige anskaffelser gjelder i tillegg kravene i anskaffelsesregelverket, blant annet prinsippene om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet.

Det innebærer blant annet at leverandørene skal konkurrere på like vilkår, og at relevant informasjon som gis til én tilbyder også må håndteres slik at konkurransen fortsatt er lik og transparent.

Også i offentlige konkurranser anbefaler Norsk.Design at oppdragsgiver så langt regelverket tillater det bruker dialog og en trinnvis prosess fremfor å be et stort antall leverandører utarbeide omfattende løsningsforslag.

Kort oppsummert

En god konkurranse om designtjenester bør:

• Beskrive behovet – ikke bestille løsningen på forhånd.

• Være tydelig, forutsigbar og stå i forhold til oppdragets verdi.

• Velge ut et begrenset antall kvalifiserte leverandører før den går i dybden.

• Vurdere kompetanse gjennom mennesker, metodikk, referanser og tidligere arbeider.

• Ikke kreve gratis kreativt arbeid.

• Honorere leverandørene dersom konkret løsningsutvikling er nødvendig.

• Respektere leverandørenes tid, kompetanse og opphavsrett.

Målet er ikke bare mer rettferdige konkurranser. Bedre innkjøpsprosesser gjør det enklere for oppdragsgiver å få de beste fagmiljøene med i konkurransen – og øker sannsynligheten for å finne riktig designpartner og skape bedre resultater.